Venue des pays anglo-saxons, la conciergerie se démocratise dans toute l’Europe et particulièrement en France depuis les années 2000. Ce phénomène est dû entre autres au fort développement des activités de service.

Cette activité connaît une forte croissance avec le développement du secteur de l’hôtellerie dont le souci est d’apporter des réponses toujours plus personnalisées aux besoins des clients. Toutefois, ce métier s’élargit aujourd’hui au domaine privé pour simplifier la vie des particuliers.

Aujourd’hui l’activité de conciergerie se trouve également dans les entreprises de différents secteurs d’activités à savoir l’industrie, la santé ou l’immobilier. En entreprise, ce métier s’inscrit dans une démarche RSE  et contribue à apporter à celle-ci une forte valeur ajoutée.

Le métier de concierge existe sous différents statuts juridiques, notamment sous forme de société de conciergerie, de concierge auto-entrepreneur ou de micro-entreprise. Cependant, pour tirer pleinement avantage de cette fonction, il convient de la maîtriser pour un rendement optimal.

Qu’est-ce que la conciergerie ?

Une conciergerie est une société proposant des services d’aides aux personnes physiques ou morales. Ce service de proximité est conçu pour faciliter le quotidien des particuliers ou des professionnels.

Le travail du concierge est polyvalent. Il est à l’écoute des besoins de sa clientèle et est chargé de la libérer de certaines contraintes grâce à des prestations de service adapté.

Le service d’une entreprise de conciergerie permet notamment de se décharger des tâches chronophages et de gagner du temps libre.

Il existe cependant différents types de conciergeries à savoir :

• La conciergerie de luxe : avec une grande flexibilité, elle est chargée de gérer des activités précises pour sa clientèle et doit s’adapter à ses demandes, en faisant notamment la réservation de séjours à l’étranger, des billets d’avion ou des places de transport,
• La conciergerie d’entreprise : les tâches de cette fonction concernent aussi bien le cadre professionnel que personnel et comprennent entre autres l’organisation des événements professionnels, la livraison des documents, la commande de taxi ou la réservation de table de restaurant,
• La conciergerie Airbnb : c’est un service aux propriétaires désireux de procéder à la location saisonnière de leurs biens immobiliers sur Airbnb ou sur toute autre plateforme, en s’occupant notamment de la gestion immobilière, des invités et des annonces,
• La conciergerie régionale : elle propose essentiellement des services localisés et généraux aux clients en quête des prestations d’un professionnel de la région ou de solution pour l’organisation d’un événement local.

Rôle et missions du concierge

Le rôle et les missions d’un concierge sont essentiellement liés aux caractéristiques, au secteur d’activité de l’entreprise qui l’emploie et à la demande de son client. Le concierge est notamment chargé de :

• Accueillir et renseigner les visiteurs,
• Veiller au respect de la réglementation de sa zone d’activité,
• Gérer l’entretien des lieux,
• Répondre aux questions des visiteurs,
• Effectuer des courses pour le compte d’un tiers,
• Veiller à l’application des consignes de sécurité,
• Effectuer les livraisons de produits ou d’articles,
• Organiser des activités de loisirs ou de tourisme,
• Effectuer ou organiser la maintenance des équipements,
• Surveiller les bâtiments et informer des désordres identifiés,
• Guider les éventuels intervenants.

Facturer la conciergerie

Soumise à des normes précises et à un cadre légal spécifique, la facturation des services d’une entreprise de conciergerie dépend du type de prestation sollicitée. En effet, la facturation des prestations d’une entreprise de conciergerie se fait par le biais de commissions.

Toutefois, il existe différentes formes de facturation à savoir :

• Facturation moyenne pour une location de vacances : ici, le montant de la facturation varie en fonction des caractéristiques du bien loué (maison, appartement ou villa) ou de sa situation géographique (selon les cas de figure, le montant varie donc entre 10 et 50 %),
• Facturation pour une location urbaine : dans ce cas de figure, le montant facturé varie entre 25 et 40% du revenu mensuel généré par la location en zone urbaine, mais pour les locations à proximité de la mer, le montant est compris entre 25 et 30% et dans les montagnes, le montant oscille entre de 30 à 35%,
• La facturation pour une location saisonnière: dans ce cas de figure, les occupants du bien immobilier sont tenus de payer des frais d’entretien de la loge et en fonction de la durée de la location, le propriétaire se doit de verser les frais des services de gestion du bien immobilier.

Qu’est-ce qu’un débours ?

Les débours correspondent aux remboursements reçus de la part d’un client à la suite de dépenses effectuées en son nom.

Ils sont perçus dans le cadre d’un mandat reçu d’un client dans un contexte bien défini. N’étant pas considéré comme des recettes, ce mode de paiement est exempté de charges sociales.

Ils conviennent parfaitement à l’achat des services offerts par une société de conciergerie, notamment la location ou l’achat des biens et des services.

En pratique, la société de conciergerie doit exiger une facture des frais déboursés auprès du prestataire au nom de son client.

Il convient également de produire un mandat de débours auprès du client pour l’informer des achats effectués en son nom. Il s’agit d’un document utile en cas de litige ou de contestation.

La conciergerie à l’heure du digital

L’évolution technologique favorise aujourd’hui la création de nombreuses conciergeries numériques qui ambitionnent de répondre en tout temps aux besoins de leurs clients. Ces plateformes numériques permettent à leur clientèle de bénéficier de solutions de proximité.

Ces conciergeries permettent notamment d’accéder à des services de réservation ou d’enregistrement en ligne, de messagerie instantanée, de facturation automatique. Elles permettent en effet d’assister une clientèle de plus en plus connectée et de répondre à ses attentes.

En effet, ces plateformes de conciergerie digitale offrent la possibilité de profiter de solutions tout-en-un à portée de main. Elles s’inscrivent ainsi dans une démarche visant à garantir à tous leurs clients  un gain de temps et une réduction de stress considérables.

Élaboration de factures conformes pour une conciergerie

Dans le cadre de la prestation de services d’une conciergerie, l’élaboration de factures conformes est primordiale pour assurer une gestion comptable irréprochable. Chaque facture doit intégrer des mentions obligatoires telles que le SIRET, le numéro de facture dans une séquence chronologique ininterrompue, et le taux de TVA appliqué, ou la mention « TVA non applicable« , selon le régime fiscal de l’entreprise. La transparence sur le montant total TTC et la description détaillée de chaque prestation fournie est également indispensable.

L’utilisation d’un logiciel de facturation conforme à la réglementation fiscale peut grandement faciliter cette tâche en automatisant la création de factures et en assurant le respect des normes en vigueur. De plus, en cas de retard de paiement, la facture doit mentionner les pénalités de retard et l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement, conformément au Code de commerce.

Gestion de la TVA et des acomptes dans la facturation de conciergerie

La gestion de la TVA est un aspect crucial dans la facturation des services de conciergerie, notamment pour les entreprises assujetties à ce régime fiscal. Il est important de déterminer correctement le taux de TVA applicable en fonction du type de service fourni et de la localisation de la prestation. Pour les conciergeries opérant dans des cadres internationaux, la TVA intracommunautaire peut s’appliquer, nécessitant l’indication du numéro de TVA intracommunautaire du prestataire et du client sur la facture.

Dans le cas où des acomptes sont versés avant la complétion du service, il est nécessaire d’émettre une facture d’acompte spécifiant clairement le montant payé et la nature de l’acompte. Cette facture d’acompte contribue à une transparence financière et assure une traçabilité des paiements effectués, facilitant ainsi le suivi comptable et le recouvrement des créances.

Adaptation de la facturation aux spécificités de la conciergerie

La conciergerie, de par sa nature de service personnalisé et sa grande diversité d’offres, requiert une adaptation particulière de la facturation. Il est essentiel d’établir une facturation sur mesure qui reflète la spécificité de chaque prestation, qu’il s’agisse d’une conciergerie d’entreprise, de luxe, Airbnb, ou régionale. Le prix unitaire de chaque service doit être clairement défini, et tout rabais, remise ou escompte accordé doit être mentionné explicitement.

La facturation doit également prendre en compte les délais de paiement convenus et les modalités spécifiques de chaque contrat de service. L’émission de la facture doit intervenir dès la réalisation de la prestation ou selon les termes convenus avec le client, en respectant les délais légaux et les obligations fiscales. Pour les micro-entrepreneurs et les auto-entrepreneurs, la facturation doit respecter les dispositions spécifiques liées à leur statut, notamment l’exonération de TVA sous certaines conditions.

L’activité de conciergerie ne cesse de s’étendre dans un contexte où l’amélioration de l’expérience client prend de plus en plus d’ampleur.

En plus de faciliter la vie des particuliers et des professionnels, ce métier contribue également fortement à améliorer la réputation des entreprises.